Urząd Gminy informuje o realizacji projektu finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020

1. E-usługi publiczne dla mieszkańców Gminy Kiwity

Oś priorytetowa III Cyfrowy Region

Działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych

Przedmiotem projektu jest uruchomienie 11 elektronicznych usług publicznych, które będą świadczone przez Urząd Gminy Kiwity,
digitalizacja i bezpłatne udostępnienie mieszkańcom zasobów informacji przestrzennej (IP) oraz informatyzacja procedur wewnętrznych
w UG.

Uruchamiane e-usługi charakteryzować się będą wysokim poziomem dojrzałości (11 usług transakcyjnych z mechanizmami
personalizacji), większość z nich charakteryzuje wysoki potencjał korzystania (dotyczą często załatwianych spraw). Uruchomienie eusług
będzie połączone z wdrożeniem i modernizacją systemów informatycznych (SI) w UG, digitalizacją zasobów IP i modernizacją infrastruktury sieciowo–sprzętowej w zakresie niezbędnym dla zaplanowanych wdrożeń. Projekt zakłada integrację SI UG, wykorzystanie platformy ePUAP i uruchomienie dedykowanego rozwiązania front-office dla mieszkańców. SI wdrażane w ramach projektu będą spełniać wymagania dot. interoperacyjności i wytyczne WCAG2.0 w zakresie dostępności.

Zaplanowane rozwiązania uwzględniają potrzeby niepełnosprawnych.
Projekt wpisuje się w założenia określone w SzOOP „Cyfrowy region” RPO WiM, ponieważ całości opiera się na wykorzystaniu nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych: wdrożenie SI w UG i zakup niezbędnego sprzętu. Wykorzystanie tych technologii będzie służyć osiągnięciu celów projektu: cyfryzacji procedur administracyjnych oraz zwiększeniu dostępności informacji publicznej i usług publicznych przez udostępnienie ich drogą elektroniczną. Ww. cele są zbieżne z celami osi (zwiększenie podaży
publicznych e-usług i udostępnianie w sieci ISP).
W projekcie zaplanowano kolejno:(1)opracowanie dokumentacji aplikacyjnej,(2) działania promocyjne,(3)zapewnienie nadzoru inżyniera projektu,(4) zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (licencji na SI),(5) zakup i realizację usług informatycznych (wdrożenia SI i digitalizacja zasobów).
Celem bezpośrednim projektu jest podniesienie jakości usług publicznych świadczonych przez Urząd Gminy Kiwity. Cel bezpośredni projektu zostanie osiągnięty poprzez realizację celów szczegółowych:
(1) Informatyzacja procesów wewnętrznych w Urzędzie Gminy Kiwity poprzez rozbudowę, modernizację i wdrożenie nowych systemów informatycznych z zapewnieniem niezbędnej infrastruktury;
(2) Zwiększenie dostępności informacji przestrzennej;
(3) Zwiększenie dostępności usług publicznych świadczonych przez Urząd Gminy Kiwity poprzez: (a) umożliwienie korzystania z tych usług drogą elektroniczną, (b) udostępnienie rozwiązań front-office uwzględniających potrzeby osób niepełnosprawnych.

Cele projektu są zbieżne z celem szczegółowym osi priorytetowej „Cyfrowy region” RPO WiM określonym jako „zwiększenie
wykorzystania nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych w podmiotach świadczących usługi publiczne”. Oś priorytetowa „Cyfrowy region” w ramach RPO WiM realizuje cel tematyczny „zwiększenie dostępności, stopnia wykorzystania i jakości TIK” a w jego ramach – priorytet inwestycyjny „wzmocnienie
zastosowań TIK dla e-administracji, e-uczenia się, e-włączenia społecznego, e-kultury i e-zdrowia”. Cel osi priorytetowej „Cyfrowy region” RPO WiM będzie realizowany w ramach projektu poprzez rozbudowę i wdrożenie nowoczesnych rozwiązań informatycznych wspierających procesy wewnętrzne w Urzędzie Gminy i udostępniających e-usługi.

Zgodnie z powyższym realizacja projektu przyczyni się do osiągnięcia wartości docelowych wskaźników produktu specyficznych dla RPO
WiM w ramach osi priorytetowej „Cyfrowy region”:
• Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 3 – dwustronna interakcja – w ramach projektu zostanie wykonanych 1,89% wartości wskaźnika,
• Liczba podmiotów, które udostępniły on-line informacje sektora publicznego – w ramach projektu zostanie wykonanych 0,8% wartości docelowej wskaźnika oraz wskaźnika rezultatu specyficznego dla RPO WiM dotyczącego „odsetka osób korzystających z Internetu w kontaktach z administracją publiczną”.
Poprzez zgodność z celem szczegółowym osi priorytetowej „Cyfrowy region”, cele projektu są także zbieżne z celami szczegółowymi działania w ramach tej osi priorytetowej, wskazanego w „Szczegółowym opisie osi priorytetowej Cyfrowy Region Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020” – Działania 3.1 „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych”. Realizacja projektu przyczyni się do osiągnięcia wartości docelowych wskaźników
produktu dla Działania 3.1 osi priorytetowej „Cyfrowy Region” w sposób następujący:
• Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 3 – dwustronna interakcja – w ramach projektu
zostanie wykonanych 1,89% wartości wskaźnika,
• Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 4 – transakcja: w ramach projektu zostanie wykonanych 5% wartości wskaźnika,
• Liczba podmiotów, które udostępniły on-line informacje sektora publicznego – w ramach projektu zostanie wykonanych 0,8% wartości docelowej wskaźnika.

Modernizacja infrastruktury sprzętowej urzędu – zakup niezbędnego sprzętu i oprogramowania - pozwoli władzom Gminy na uruchomienie dalszych działań w projekcie – wdrożeń systemów podnoszących wydajność pracy w jednostce i umożliwiających lepszą obsługę interesantów.
Zakup i wdrożenie oraz modernizacja systemów back-office (systemy dziedzinowe, system elektronicznego obiegu dokumentów, system zarządzania zasobami informacji przestrzennej) pozwolą pracownikom Urzędu na automatyzację procedur wewnętrznych, a przez to szybsze procedowanie spraw, wyeliminowanie pomyłek, redukcję obciążenia żmudnymi powtarzalnymi czynnościami prowadzącą do poprawy jakości pracy. Z punktu widzenia mieszkańców działania te spowodują skrócenie czasu załatwienia sprawy oraz stworzą
podstawy dla udostępnia możliwości załatwiania spraw przez Internet. Z punktu widzenia władz Gminy działania spowodują poprawę wydajności pracy i redukcję kosztów funkcjonowania Urzędu.

Analogicznie digitalizacja zasobów informacji przestrzennej pozwoli pracownikom Urzędu na szybszy i bardziej efektywny dostęp do tej informacji, automatyzację procedur wewnętrznych, a przez to szybsze procedowanie spraw, wyeliminowanie pomyłek, redukcję obciążenia żmudnymi powtarzalnymi czynnościami prowadzącą do poprawy jakości pracy. Zdigitalizowane zasoby zostaną bezpłatnie
udostępnione mieszkańcom na dedykowanym portalu mapowym, co zwiększy zakres dostępnej informacji publicznej. Ponadto zasoby stworzone dzięki digitalizacji będą mogły być wykorzystane, dzięki opracowaniu API, do obsługi spraw związanych z informacją przestrzenną przez Internet. To umożliwi mieszkańcom szybsze załatwianie spraw, w dowolnym miejscu i czasie. Z punktu widzenia władz Gminy działania spowodują poprawę wydajności pracy i redukcję kosztów funkcjonowania Urzędu.

Zakup i wdrożenie oprogramowania front-office (centralna platforma e-usług mieszkańca - CPeUM), opracowanie i wdrożenie e-usług na ePUAP oraz uruchomienie portalu mapowego pozwolą mieszkańcom na korzystanie z usług publicznych oraz dostęp do informacji publicznej w dogodnym czasie i dowolnym miejscu, bez potrzeby wychodzenia z domu. Ma to szczególne, oczywiste znaczenie dla mieszkańców niepełnosprawnych. Dla pracowników urzędu oznacza to zmniejszenie obciążenia żmudnymi czynnościami związanymi z obsługą dokumentów papierowych.

Możliwość obsługi interesanta przez Internet oznacza dla władz gminy mniejsze koszty funkcjonowania jednostki.