Zapytanie ofertowe dotyczące świadczenia na rzecz Zamawiającego usługi dostępu do tłumacza on-line polskiego języka migowego
Gmina Kiwity Kiwity, 22.05.2025 r.
Kiwity 28
11-106 Kiwity
ZAPYTANIE OFERTOWE
dotyczące świadczenia na rzecz Zamawiającego usługi dostępu do tłumacza on-line polskiego języka migowego
- NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Gmina Kiwity
Kiwity 28
11-106 Kiwity
NIP 743-19-13-795
Tel. 89 766 09 95
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi tłumacza na język migowy PJM, w tym dostęp do tłumacza języka migowego on-line (zdalnie), posługującego się Polskim Językiem
Migowym (PJM), który tłumaczy rozmowę, w czasie rzeczywistym, pomiędzy słyszącym pracownikiem Urzędu Gminy Kiwity, a niesłyszącym petentem urzędu lub mającym trudności w komunikowaniu się. W tym celu wykonawca zapewni dyżur tłumacza on-line (w czasie rzeczywistym) w PJM oraz SJM w miejscu umożliwiającym sprawne połączenie internetowe za pomocą aplikacji/funkcjonalności, ze wskazanymi pracownikami zamawiającego. Usługa będzie polegała na połączeniu zdalnie z tłumaczem (on-line ”na żywo”) języka migowego PJM lub SJM (Polskim Językiem Migowym lub Systemem Językowo-Migowego). Połączenie nastąpi za pomocą łącza internetowego z użyciem kamerki internetowej, po wywołaniu rozmowy z jednym z dostępnych tłumaczy. Usługa musi działać z poziomu przeglądarki internetowej, a także poprzez pobraną darmową aplikację mobilną (bez reklam) na telefon użytkownika, który będzie chciał skorzystać z niej ze swojego aparatu telefonicznego. Zamówienie będzie realizowane wg zapotrzebowania Zamawiającego.
Aplikacja/funkcjonalność będzie dostępna na zasobach Wykonawcy. Natomiast na stronie
Zamawiającego zostanie zamieszczona ikona/link, która przekieruje do zewnętrznego zasobu
Wykonawcy. Strój tłumacza ma być dostosowany do charakteru i rangi wydarzenia lub spotkania (np. stosowny strój bez znaków firmowych; bez stosowania biżuterii, elementów ozdobnych rozpraszających uwagę, itp.);
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w projekcie umowy.
III. Ogólne warunki realizacji zamówienia:
1) Termin realizacji zamówienia:
- 7 m-cy od dnia 01.06.2025 do 31.12.2025 r.
2) Udzielenie zamówienia nastąpi poprzez zawarcie pisemnej umowy.
3) Wykonawca, któremu Zamawiający udzieli zamówienia, będzie obowiązany do realizacji zamówienia zgodnie z treścią złożonej oferty oraz zawartej umowy, a także do informowania Zamawiającego
o bieżących działaniach i ewentualnych utrudnieniach w realizacji zamówienia.
IV. Bezpieczeństwo systemu, przetwarzanie danych osobowych i funkcjonalności.
4.1 Dostawca powinien posiadać własny system do połączeń wideo klasy systemu Contact Center spełniający poniższe kryteria jakości i bezpieczeństwa:
1) połączenia są szyfrowane protokołem https;
2) dwuskładnikowe logowanie do systemu dla tłumaczy dla wyższego bezpieczeństwa;
3) dane osobowe, w trakcie połączeń z tłumaczami przetwarzane wyłącznie na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
4) potwierdzenie miejsca przetwarzania danych osobowych na podstawie konfiguracji z systemu do wideo połączeń;
5) system powinien przejść testy w zakresie bezpieczeństwa potwierdzone raportem zewnętrznego profesjonalnego podmiotu specjalizującego się w cyberbezpieczeństwie.
4.2. Indywidualny link do połączeń z Tłumaczami Języka Migowego i Dedykowany landing page do połączeń z Tłumaczami. Landing page z logo klienta oraz godzinami działania usługi.
4.3. Szybkie połączenie z tłumaczem w modelu one-click-to-call (pracownicy zamawiającego jak i Głusi Klienci łączą się z tłumaczem, bez zakładania konta/logowania do systemu).
4.4. Szkolenie zdalne z działania usługi dla wskazanego pracownika Zamawiającego (1 osoba).
V. Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu może złożyć ofertę wykonawca, który spełnia warunki udziału w zakresie:
- potencjał osobowy
Warunek ten zostanie spełniony, gdy Wykonawca dysponuje (będzie dysponować)
osobą/osobami biegle posługującymi się Polskim Językiem Migowym PJM, posiadającymi umiejętność tłumaczenia w tempie dostosowanym do przebiegu obsługiwanego spotkania.
VI. Kryteria oceny ofert:
Cena (maksymalne wynagrodzenie całkowite): 100%
W niniejszym kryterium Zamawiający przyzna punkty ofercie proporcjonalnie do wysokości kwoty całkowitego maksymalnego wynagrodzenia. Maksymalna liczba punktów w kryterium: 100 pkt.
Punktacja zostanie wyliczona według wzoru:
(Oferta z najniższą ceną : Cena oferty badanej) x 100% x 100 = liczba punktów.
VII. Złożenie oferty:
7.1.Termin i miejsce złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 27.05.2025 r. do godz. 10:00 na adres mailowy: sekretarz@gminakiwity.pl lub poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP /UGKIWITY/SkrytkaESP.
7.2. Wykonawca w ofercie poda cenę, która musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej
z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
7.3. Oferta musi być podpisana przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy,
wymienione w dokumentach rejestrowych lub we właściwym pełnomocnictwie.
VIII. Informacje dodatkowe:
8.1. W przypadku wątpliwości Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści niniejszego Zapytania.
8.2. Zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert, dokonać zmiany treści niniejszego Zapytania, o ile uzna, że taka zmiana jest konieczna do prawidłowej realizacji zamówienia. Zmiana zostanie upubliczniona w tej samej formie, co Zapytanie.
8.3. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Z tytułu odrzucenia oferty lub zakończenia postępowania bez wyboru oferty wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
IX. Zmiana zapytania
X. Wezwanie wykonawców.
10.1. Jeżeli złożone oferty nie zawierają wymaganych dokumentów lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy, lub ich treść budzi wątpliwości zamawiającego, wzywa się wykonawców do ich złożenia, poprawienia, uzupełnienia lub udzielenia wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.
10.2. Dokumenty lub wyjaśnienia złożone w odpowiedzi na wezwanie nie mogą prowadzić do zmiany
oferty.
10.3. Informacje oceniane w kryteriach oceny ofert nie podlegają uzupełnieniu i modyfikacji po upływie terminu na składanie ofert.
10.4. Poprawia się oczywiste omyłki rachunkowe w złożonych ofertach. O poprawieniu omyłki
i konsekwencjach rachunkowych dokonanych poprawek powiadamia się wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
XI. Negocjacje.
11.1. W toku postępowania zamawiający może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia ofert, w ramach przyjętych kryteriów oceny ofert.
11.2. Warunkiem prowadzenia negocjacji jest pozyskanie ofert niepodlegających odrzuceniu.
11.3. W przypadku, gdy w postępowaniu wpłyną oferty niepodlegające odrzuceniu, negocjacje prowadzi się z maksymalnie 3 wykonawcami, których oferty są najkorzystniejsze.
11.4. W przypadku, gdy w postępowaniu wpłyną mniej niż 3 oferty niepodlegające odrzuceniu, negocjacje prowadzi się z wykonawcami, którzy złożyli te oferty.
XII. Odrzucenie oferty
12.1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
1) została złożona przez wykonawcę, który:
a) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
b) nie odpowiedział w terminie na wezwanie Zamawiającego,
c) został wykluczony z postępowania,
d) nie został zaproszony do składania ofert w postępowaniu prowadzonym w formie zapytania ofertowego ograniczonego,
2) jest niezgodna z warunkami zamówienia,
3) nie zawiera istotnych informacji, wymaganych przez Zamawiającego,
4) zawiera błędy w obliczeniu ceny, z wyłączeniem oczywistych omyłek rachunkowych.
12.2. Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli jej cena budzi wątpliwości zamawiającego:
1) oferta może zawierać rażąco niską cenę - jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen złożonych ofert, z wyłączeniem ofert odrzuconych na podstawie ust. 1, lub szacunkowej wartości zamówienia, powiększonej o podatek VAT. Stosuje się odpowiednio do istotnych elementów cenotwórczych i części składowych oferty,
2) oferta może zawierać rażąco wysoką cenę - jest wyższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen złożonych ofert, z wyłączeniem ofert odrzuconych na podstawie ust. 1, lub szacunkowej wartości zamówienia, powiększonej o podatek VAT.
3. Zamawiający podejmuje decyzję w zakresie ust. 2, mając na uwadze konkretne okoliczności i warunki gospodarcze oraz możliwości wykonania zamówienia za oferowaną cenę lub możliwości sfinansowania zamówienia.
XIII. Unieważnienie postępowania
13.1. Zamawiający może unieważnić postępowanie, jeżeli:
1) w odpowiedzi na zaproszenie do negocjacji nie uzyskano tańszej oferty,
2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć
na sfinansowanie zamówienia,
13.2. Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli:
1) obarczone jest wadą niemożliwą do usunięcia po upływie terminu składania ofert,
2) nie dokona wyboru najkorzystniejszej oferty,
3) brak jest środków na sfinansowanie zamówienia.
XIV. Zakończenie postępowania
Postępowanie kończy się z chwilą udzielenia zamówienia lub unieważnienia postępowania.
XV. Procedura odwoławcza
Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Z tytułu odrzucenia oferty lub zakończenia postępowania bez wyboru oferty wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
Załączniki do Zapytania ofertowego
- Formularz ofertowy
- Wzór umowy