ZAPYTANIE OFERTOWE

 

pn. Aktualizacja i wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji

dla Urzędu Gminy Kiwity

 

 

 

Znak sprawy: OR.III.271.1.2025

 

1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Gmina Kiwity

ul. Kiwity 28

11-106 Kiwity

tel. (89) 766 09 95

email: sekretariat@gminakiwity.pl

 

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
   1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest wyłączone z obowiązku stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.) na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1) ustawy.
   2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 50 000 zł netto prowadzone jest w oparciu o postanowienia Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 dla postępowań oraz zgodnie z zapisami Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto.
   3. Przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy 2021-2027, Priorytet II Zaawansowane usługi cyfrowe, Działanie 2.2. Wzmocnienie krajowego systemu cyberbezpieczeństwa.
   4. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, chyba że w Zapytaniu ofertowym lub załącznikach przewidziano inaczej.
   5. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.

 

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Zamówienie będzie realizowane na rzecz Gminy Kiwity.
2. Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia aktualizacji i wdrożenia kompletnego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (dalej zwany: SZBI) dla Zamawiającego.
3. Aktualizacja i wdrożenie SZBI dla Zamawiającego muszą zostać przeprowadzone przez:

1. audytora zewnętrznego posiadającego przynajmniej jeden z certyfikatów określonych w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 12 października 2018 r. w sprawie wykazu certyfikatów uprawniających do przeprowadzenia audytu (Dz. U. 2018 poz. 1999) lub;
2. audytora wewnętrznego posiadającego przynajmniej jeden z certyfikatów określonych w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 12 października 2018 r. w sprawie wykazu certyfikatów uprawniających do przeprowadzenia audytu (Dz.U. 2018 poz. 1999) lub będącego audytorem zewnętrznym systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji według normy PN-EN ISO/IEC 27001:2023.

4. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia jest zobowiązany do zapoznania się z częściowo wypełnioną ankietą dojrzałości cyberbezpieczeństwa w zakresie wskazanym przez Zamawiającego oraz uwzględnić w ramach aktualizacji i wdrożenia SZBI planowany w ramach realizacji projektu zakres usprawnień SZBI.
5. Wykonawca przy świadczeniu usług jest zobowiązany uwzględnić i zastosować wymagania Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2555 z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii, zmieniająca rozporządzenie (UE) nr 910/2014 i dyrektywę (UE) 2018/1972 oraz uchylająca dyrektywę (UE) 2016/1148 (dyrektywa NIS 2) oraz akty wykonawcze wydane do niej. W przypadku jeżeli w okresie realizacji zamówienia zostanie przyjęta ustawa o zmianie ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa oraz niektórych innych ustaw bądź inne przepisy implementujące Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2555 z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii, zmieniająca rozporządzenie (UE) nr 910/2014 i dyrektywę (UE) 2018/1972 oraz uchylająca dyrektywę (UE) 2016/1148 (dyrektywa NIS 2) w polski system prawny Wykonawca ma obowiązek uwzględnić wszystkie ich wymagania przy świadczeniu usług objętych niniejszym zamówieniem zarówno w trakcie realizacji zamówienia jak i w trakcie okresu gwarancji.
6. Na wszystkie usługi Wykonawca udzieli gwarancji do dnia 03.04.2026 r. polegającej na wprowadzaniu niezbędnych zmian w dokumentacji i aktualizacji dokumentacji na podstawie stwierdzonych przez Zamawiającego niezgodności dokumentacji z bieżącym stanem w okresie gwarancji.
7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z określeniem minimalnych wymagań został przedstawiony w Załączniku nr 1 do Zapytania – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ).
8. Kody CPV:

79212000-3: Usługi audytu

79417000-0: Usługi doradcze w zakresie bezpieczeństwa

9. Zamawiający informuje, że tam, gdzie Zamawiający opisał przedmiot zamówienia przez odniesienie do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, dopuszcza się rozwiązania równoważne opisywanym. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany udowodnić, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.
10. Zamawiający informuje, że tam, gdzie w Zapytaniu oraz załącznikach opisał przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty dostarczane przez konkretnego Wykonawcę, co mogłoby doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych Wykonawców lub produktów, Zamawiający dopuszcza rozwiązanie równoważne opisywanym pod warunkiem, że będą one o nie gorszych właściwościach i jakości. Zamawiający informuje, iż w takiej sytuacji przedmiotowe zapisy są jedynie przykładowe i stanowią wskazanie dla Wykonawcy jakie cechy powinny posiadać materiały użyte do realizacji przedmiotu zamówienia. Ewentualne użycie nazwy producenta ma wyłącznie charakter przykładowy i ma jedynie na celu doprecyzowanie poziomu oczekiwań Zamawiającego w stosunku do określonego rozwiązania.
11. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez usługi spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. W takiej sytuacji Zamawiający wymaga złożenia stosownych dokumentów, uwiarygodniających te rozwiązania.
12. Wykonawca, który posługuje się równoważnymi certyfikatami lub normami musi je załączyć do oferty. Przez certyfikat lub normę równoważną Zamawiający rozumie certyfikat lub normę analogiczną co do zakresu z certyfikatami lub normami wskazanymi z nazwy, który potwierdza spełnianie certyfikacji lub normy charakteryzującej się cechami właściwymi dla certyfikacji lub normy wymienionej przez Zamawiającego, wystawiony przez niezależny podmiot uprawniony do certyfikacji.
13. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składnia ofert częściowych.
14. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

 

4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

 

1. Termin realizacji zamówienia wynosi od dnia zawarcia umowy jednak nie dłużej niż do 19.12.2025 r.
2. Za datę zawarcia umowy Zamawiający przyjmuje dzień, w którym zostanie ona podpisana przez obie Strony umowy.

 

5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ PODSTAWY WYKLUCZENIA

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej.  Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że:

1. dysponuje lub będzie dysponował osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w tym:

1. co najmniej jedną osobą, która będzie realizować przedmiot zamówienia w części aktualizacji i wdrożenia SZBI i która jest audytorem zewnętrznym posiadającą przynajmniej jeden z certyfikatów określonych w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 12 października 2018 r. w sprawie wykazu certyfikatów uprawniających do przeprowadzenia audytu (Dz.U. 2018 poz. 1999) lub która jest audytorem wewnętrznym posiadającym przynajmniej jeden z certyfikatów określonych w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 12 października 2018 r. w sprawie wykazu certyfikatów uprawniających do przeprowadzenia audytu (Dz.U. 2018 poz. 1999) lub która jest audytorem zewnętrznym systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji według normy PN-EN ISO/IEC 27001:2023 oraz posiada co najmniej dwuletnie doświadczenie w zakresie opracowania i wdrożenia lub aktualizacji i wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w oparciu o normę ISO 27001.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie posiadają powiązań osobowych lub kapitałowych.
3. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, którzy:

1. posiadają powiązania osobowe lub kapitałowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
   1. 1. 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
         2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
         3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
         4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
         5. pozostawaniu Wykonawcy z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do bezstronności tych osób.
2. wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

4. Oferta Wykonawcy wykluczonego zostanie odrzucona.
5. Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.

 

6. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY WRAZ Z OFERTĄ
   1. 1. 1. W zakresie dysponowania w celu realizacji umowy osobami, które posiadają stosowną wiedzę, doświadczenie i kwalifikacje Wykonawca składa oświadczenie zawarte w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania.
         2. W zakresie wykazania braku podstaw wykluczenia, o których mowa w niniejszym Zapytaniu, należy złożyć oświadczenie Wykonawcy dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do Zapytania.
         3. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu zamieszcza informacje o podwykonawcach w oświadczeniu, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Zapytania.
         4. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo Wykonawca składa w formie oryginału (w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym) lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez mocodawcę (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym).
         5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie Wykonawcy dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Zapytania, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zostanie wybrana, Zamawiający żąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
         6. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik. Wymaganie stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego (jeśli ofertę składają Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia) oraz do osoby działającej w imieniu podmiotu (udostępniającego zasoby) na zdolnościach lub sytuacji, których polega lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach (jeśli dotyczy) Pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisywania oferty i/lub innych czynności, które wykonuje pełnomocnik. Dokument należy złożyć wraz z ofertą lub czynnością, którą wykonuje pełnomocnik.
         7. Oświadczenia i dokumenty składane przez Wykonawcę wraz z ofertą muszą być aktualne na dzień składania ofert.
         8. Jeżeli Wykonawca nie złożył oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w niniejszym rozdziale lub są one niekompletne lub zawierają błędy, Zamawiający wezwie Wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że:

1. oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub
2. zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

 

7. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI
   1. 1. 1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim.
         2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.
         3. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami (m. in. oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp.) odbywa się w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej sekretariat@gminakiwity.pl W tytule maila należy wpisać znak postępowania tj. OR.III.271.1.2025; Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania.
         4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania.
         5. Zamawiający nie przewiduje zebrania Wykonawców.
         6. Zamawiający nie udziela telefonicznie informacji dotyczących treści Zapytania.

 

8. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
   1. 1. 1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert.
         2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

 

 

9. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT
   1. 1. 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę sporządzoną według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania – Formularz ofertowy.
         2. Oferta musi być czytelna i sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
         3. Treść oferty musi być zgodna z treścią Zapytania oraz załączników stanowiących jego integralną część.
         4. Zamawiający odrzuci ofertę, jeśli jej treść nie będzie zgodna z treścią Zapytania oraz załączników stanowiących jego integralną część.
         5. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w Formularzu ofertowym wszystkie informacje wymagane przez Zamawiającego, które zostały określone we wzorze stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania. Treść Formularza ofertowego nie podlega uzupełnieniu przez Zamawiającego. Brak informacji wymaganych przez Zamawiającego w Formularzu ofertowym spowoduje odrzucenie oferty.
         6. Oferta oraz inne dokumenty i/lub oświadczenia muszą być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
         7. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Wykonawcę lub Wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo w postaci elektronicznej musi zostać dołączone do oferty. Pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. W przypadku, gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.
         8. Treść oferty musi być zgodna z treścią Zapytania.
         9. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, chyba że w Zapytaniu lub załącznikach przewidziano inaczej.
         10. Ofertę, oświadczenia oraz dokumenty w ramach przedmiotowego postępowania Wykonawca przekazuje elektronicznie na adres e-mail: sekretariat@gminakiwity.pl w następujący sposób:
             1. 1. 1. dokument sporządzony elektronicznie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub
                   2. skan dokumentu  sporządzonego jako dokument w postaci papierowej i opatrzony własnoręcznym podpisem poświadczony za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez tą samą osobę, która podpisała dokument w postaci papierowej.
         11. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców, jeżeli są znani w momencie składania oferty.
         12. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę, w ofercie nazw podmiotów na zasoby których powołuje się Wykonawca, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem zakresu zasobu, który podmiot udostępnia Wykonawcy.
         13. Zamawiający nie ujawnia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawca powinien wskazać w sposób niebudzący wątpliwości, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa oraz powinien zastrzec, wraz z przekazaniem tych informacji, że nie mogą one być udostępniane. Wykonawca powinien jednocześnie wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 2022 poz. 1233). Wykonawca powinien zatem wykazać, iż zastrzeżone informacje, jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne i są to informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, oraz że uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

1. 1. 1. 14. Na potrzeby oceny ofert oferta musi zawierać:
   1. Formularz ofertowy sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania;
   2. aktualne na dzień składania ofert dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VI niniejszego Zapytania według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3, do Zapytania;
   3. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia – jeżeli dotyczy;
   4. dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty względnie do podpisania innych dokumentów składanych wraz z ofertą, chyba że Zamawiający może je uzyskać w szczególności za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a Wykonawca wskazał to wraz ze złożeniem oferty.
      1. 15. Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy stanowiących Załączniki do Zapytania, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy oraz treści Zapytania i SOPZ.
         16. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca składający ofertę.
         17. Wykonawca może złożyć ofertę do upływu terminu składania ofert.
         18. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać ofertę przed upływem terminu składania ofert.
         19. Powiadomienie o wprowadzeniu zmiany musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowana z dopiskiem „ZAMIANA”.
         20. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
         21. Jeżeli oświadczenia i dokumenty, o których mowa w Rozdziale VI niniejszego Zapytania są sporządzone w języku obcym Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia ich tłumaczenia na język polski.
         22. Oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia winna być podpisana przez ustanowionego Pełnomocnika określonego w załączonym do oferty pełnomocnictwie.
         23. Oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w Formularzu ofertowym w miejscu „Wykonawca” powinna zawierać dane wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

 

 

 

10. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
    1. 1. 1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej drogą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@gminakiwity.pl nie później niż do dnia 14.07.2025 do godziny10:00
          2. W przypadku złożenia oferty po upływie w/w terminu Zamawiający odrzuci ofertę
          3. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 14.07.2025 o godz. 11:00.
          4. Otwarcie ofert odbywa się bez udziału Wykonawców.

 

11. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY
    1. 1. 1. Łączna cena oferty brutto musi zawierać wszystkie elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Cena oferty zostanie przedstawiona przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania.
          2. Podstawę wyliczenia ceny oferty stanowi SOPZ będący Załącznikiem nr 1 do Zapytania.
          3. Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie, w zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku.
          4. Wszystkie obliczenia winny być dokonywane zgodnie z zasadami arytmetyki.
          5. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą regulowane w złotych polskich.
          6. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z przepisów obowiązujących na dzień składania ofert.
          7. Jeżeli złożono ofertę, której cena zawiera towary, których nabycie prowadzi do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług (VAT) to Wykonawca wraz z ofertą składa o tym informację, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami.
          8. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie i oczywiste omyłki rachunkowe w treści oferty z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Oczywiste omyłki rachunkowe Zamawiający poprawi stosując zasady arytmetyki przyjmując za punkt wyjścia do poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych cenę jednostkową netto wpisaną liczbowo w Formularzu ofertowym dla poszczególnych pozycji, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
          9. Zamawiający nie przewiduje prowadzenia rozliczeń w walutach obcych.

 

12. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY

 

1. 1. 1. 1. Ocena ofert będzie dokonywana według skali punktowej, przy założeniu, że maksymalna punktacja wynosi 100 punktów. Punktacja przyznana ofercie Wykonawcy będzie sumą punktacji uzyskanej w każdym z niżej wymienionych kryteriów.
         2. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
         3. Komisja dokona oceny ofert na podstawie poniższych kryteriów:
1. Kryterium „Cena” – 100%

 

Punkty w kryterium „Cena” (C) zostaną obliczone na podstawie poniższego wzoru:

 

Cena oferty najtańszej

Liczba punktów =  ------------------------------------------------------------ x 100

                                          Cena oferty badanej

 

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami arytmetyki.

 

 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największa liczbę punktów.

 

13. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PRZY WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

 

1. 1. 1. 1. Umowa zostanie zawarta na podstawie oferty złożonej przez Wykonawcę na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do Zapytania.
         2. Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza o sposobie i terminie zawarcia umowy – wzór umowy stanowi Załącznik nr 4 do Zapytania.
         3. Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza zobowiązany jest dopełnić następujących formalności:
            • przedłożyć Zamawiającemu kopie certyfikatów, o których mowa w Rozdział V pkt. 1 niniejszego Zapytania ofertowego, posiadanych przez osobę/osoby, która/które będzie/będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia;
            • przedłożyć Zamawiającemu pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeśli w imieniu Wykonawcy umowę będzie podpisywała osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów do reprezentowania, o ile umocowanie do podpisania umowy nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty;
            • przedłożyć Zamawiającemu umowę regulującą współpracę Wykonawców w przypadku, gdy jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
            • przedłożyć Zamawiającemu pełnomocnictwo osoby umocowanej do reprezentowania Wykonawcy w przypadku, gdy jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
            • przedłożyć Zamawiającemu informacje o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom ze wskazaniem nazw tych podwykonawców, jeżeli nie zostali ujawnieni przez Wykonawcę na etapie postępowania;
            • przedłożyć Zamawiającemu wszelkie dane kontaktowe oraz wymagane informacje zgodnie z wzorem umowy.
              1. 1.  
         4. Niedopełnienie obowiązków wskazanych powyżej w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, może zostać uznane przez Zamawiającego za równoznaczne z odmową lub uchylaniem się Wykonawcy od podpisania umowy.

 

 

 

14. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

 

1. 1. 1. 1. Istotne dla Stron postanowienia umowy zostały zawarte we wzorze umowy stanowiącym w Załącznik nr 4 do Zapytania.
         2. Wykonawca akceptuje treść projektu umowy oświadczeniem zawartym w treści Formularza ofertowego.

 

15. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY

 

Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli:

1. jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego;
2. została złożona przez Wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym;
3. została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym;
4. została złożona po wyznaczonym terminie na składanie ofert;
5. Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę;
6. oferta jest niekompletna, z tym zastrzeżeniem że Zamawiający jednokrotnie wezwał do jej uzupełnienia w wyznaczonym terminie;
7. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

 

16. INFORMACJE KOŃCOWE

 

1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w oparciu o postanowienia Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 dla postępowań oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 2023 poz. 1610 z późn. zm.).
2. Zgodnie z art. 70¹ § 3 ustawy Kodeks cywilny Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania warunków niniejszego Zapytania ofertowego do upływu terminu składania ofert.
3. Zmawiający zastrzega, że może podjęć negocjacje cenowe z Wykonawcą biorącym udział w przedmiotowym Zapytaniu ofertowym.
4. Zamawiający zgodnie z art. 70³ § 2 ustawy Kodeks cywilny zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić na piśmie uczestników postępowania o jego wyniku albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru.

 

17. KLAUZULA INFORMACYJNA W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „Rozporządzenie”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest  Gmina Kiwity ((11-106 Kiwity
2. 28, e-mail: sekretariat@gminakiwity.pl, tel. 897660995).   
3. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail inspektor@cbi24.pl
4. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem prowadzonym z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2024 r. poz. 1320).
5. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym przepisów archiwalnych.
6. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. Rozporządzenia w związku z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.), a także art. 6 ust. 1 lit. b) ww. Rozporządzenia w związku z tym, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której strona jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy.
7. Dane osobowe będą ujawniane osobom działającym z upoważnienia administratora, mającym dostęp do danych osobowych i przetwarzającym je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo UE lub prawo państwa członkowskiego. Pani/Pana dane mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych - dostawcy usług hosting poczty mailowej, dostawcy usług informatycznych w zakresie programów ewidencyjnych. podmiotom świadczącym usługi archiwistyczne oraz brakowania dokumentacji i nośników danych.
8. Odbiorcami danych są również dostawcy usług pocztowych w przypadku korespondencji przesyłanej drogą pocztową, a także inni odbiorcy wyłącznie na podstawie przepisów prawa.  Odbiorcami Pani/Pana danych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania, w tym podmiot, który współfinansuje zamówienie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy 2021-2027, Priorytet II Zaawansowane usługi cyfrowe, Działanie 2.2. Wzmocnienie krajowego systemu cyberbezpieczeństwa tj.  Minister Funduszy i Polityki Regionalnej - jako Instytucja Zarządzająca FERC 2021-2027 oraz zarządzająca Centralnym Systemie Teleinformatycznym wspierającym realizację FERC 2021-2027, a także Centrum Projektów Polska Cyfrowa jako Instytucja Pośrednicząca FERC 2021-2027.
9. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych związanym z udziałem w postępowaniu; konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości udziału w postępowaniu.
10. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:
    1.  dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania;
    2. w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów Rozporządzenia służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
11. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:
    1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) Rozporządzenia prawo do usunięcia danych osobowych;
    2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia;
    3. na podstawie art. 21 Rozporządzenia prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia.
12. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
13. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy.
14. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania.
15. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku, gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji postępowania tworzonej przez Administratora, Administrator nie udostępnia tych danych zawartych w dokumentacji postępowania tworzonej przez Administratora, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia.
16. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
17. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może naruszać integralności dokumentacji postępowania tworzonej przez Administratora.
18. Ponadto informujemy, że w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych nie podlega Pan/Pani decyzjom, które się opierają wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o czym stanowi art. 22 Rozporządzenia.

 

 

18. ZAŁĄCZNIKI STANOWIĄCE INTEGRALNĄ CZĘŚĆ ZAPYTANIA

 

1. Załącznik nr 1 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)
2. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy
3. Załącznik nr 3 – Wzór oświadczenia o braku podstaw wykluczenia
4. Załącznik nr 4 – Wzór umowy