ZAPYTANIE OFERTOWE

 

pn. Przeprowadzenie szkoleń z cyberbezpieczeństwa oraz SZBI dla pracowników Gminy Kiwity

 

Znak sprawy: OR.III.271.3.2026

 

1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Gmina Kiwity

Kiwity 28

11-106 Kiwity

 

e-mail:   sekretariat@gminakiwity.pl

tel.         + 48 89 766 09 95

 

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
   1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest wyłączone z obowiązku stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2024 r. poz. 1320) na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1) ustawy.
   2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 80 000 zł netto prowadzone jest w oparciu o postanowienia Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 dla postępowań.
   3. Przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy 2021-2027, Priorytet II Zaawansowane usługi cyfrowe, Działanie 2.2. Wzmocnienie krajowego systemu cyberbezpieczeństwa.
   4. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, chyba że w Zapytaniu ofertowym lub załącznikach przewidziano inaczej.
   5. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.

 

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
   1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Gminy Kiwity w związku z realizacją projektu w ramach grantu  „Cyberbezpieczny Samorząd” zgodnie z zestawieniem poniżej:

 

 

1. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z określeniem minimalnych wymagań został przedstawiony w Załączniku nr 1 do Zapytania – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ).
   3. Szkolenia muszą zostać przeprowadzone przez osobę, która posiada co najmniej dwuletnie doświadczenie w zakresie prowadzenia szkoleń z cyberbezpieczeństwa.
   4. Kody CPV:

80500000-9 Usługi szkoleniowe

1. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składnia ofert częściowych.
   6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

 

4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
   1. Termin realizacji zamówienia biegnie od dnia zawarcia umowy nie dłużej niż do dnia 11.03.2026 r.
   2. Za datę zawarcia umowy Zamawiający przyjmuje dzień, w którym zostanie ona podpisana przez obie Strony umowy.

 

5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ PODSTAWY WYKLUCZENIA

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej.  Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że:

1. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał, co najmniej trzy umowy obejmujące swoim zakresem przeprowadzenie szkoleń dla tematyki części, na którą składa ofertę w każdej usłudze o wartości nie niższej niż 3 000 zł w każdej z umów;
2. dysponuje lub będzie dysponował co najmniej jedną osobą, która będzie realizować przedmiot zamówienia dotyczący prowadzenia szkolenia w zakresie merytorycznym przedmiotu zamówienia i która posiada co najmniej dwuletnie doświadczenie w zakresie prowadzenia tych szkoleń;

 

 

Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji zamówień wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, należy wykazać konkretny zakres, który został bezpośrednio zrealizowany przez Wykonawcę.

 

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, Zamawiający uzna warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, o którym mowa w ppkt 1) za spełniony, gdy jeden z Wykonawców wykaże się realizacją trzech wymaganych przez Zamawiającego zamówień. Zamawiający nie dopuszcza sumowania zdolności technicznej lub zawodowej, tzn. warunek, o którym mowa w ppkt 1) nie zostanie uznany za spełniony w sytuacji, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie wykażą, że zrealizowali w sumie trzy zamówienia, ale żaden z nich nie zrealizował samodzielnie trzech zamówień wymaganych przez Zamawiającego.

 

W przypadku, gdy Wykonawca polegający na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający uzna warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, o którym mowa w ppkt 1) za spełniony, gdy podmiot udostępniający zdolność techniczną lub zawodową zrealizował samodzielnie trzy zamówienia wymagane przez Zamawiającego.

 

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie posiadają powiązań osobowych lub kapitałowych.
3. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, którzy:

1. posiadają powiązania osobowe lub kapitałowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
   1. 1. 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
         2. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
         3. pozostawaniu Wykonawcy z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do bezstronności tych osób.
2. wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

4. Zamawiający wykluczy Wykonawcę z postępowania o udzielenie zamówienia, w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których mowa w pkt. 3.
5. Oferta Wykonawcy wykluczonego zostanie odrzucona.
6. Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.
7. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
8. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu może polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
9. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do Zapytania).
10. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w powyższym punkcie, potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1. zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
2. sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
3. czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

11. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, a także zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.
12. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.
13. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

 

6. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY
   1. 1. 1. Dokumenty i oświadczenia składane wraz z ofertą:

1. oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, aktualne na dzień składania ofert zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do Zapytania;
   1. 1. 1. 1. w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ppkt 1), składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;
            2. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ppkt 1), także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby;
2. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby – zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do Zapytania;
3. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik. Wymaganie stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego (jeśli ofertę składają Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia) oraz do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego Wykonawcę zasoby w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach (jeśli dotyczy). Pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisywania oferty i/lub innych czynności, które wykonuje pełnomocnik. Dokument należy złożyć wraz z ofertą lub czynnością, którą wykonuje pełnomocnik.
   1. 1. 2. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu zamieszcza informacje o podwykonawcach w oświadczeniu, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Zapytania.
         3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo Wykonawca składa w formie oryginału (w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym) lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez mocodawcę (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym).
         4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie Wykonawcy dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia z postępowania, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Zapytania, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
         5. Oświadczenia i dokumenty składane przez Wykonawcę wraz z ofertą muszą być aktualne na dzień składania ofert.
         6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów składanych na wezwanie Zamawiającego w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów w kryteriach oceny ofert w postępowaniu:

1. wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do Zapytania.

Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonanych wspólnie z innymi Wykonawcami wykaz dotyczący usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył (wykonywał), a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył (wykonywał) lub uczestniczy (wykonuje);

2. wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, posiadanych uprawnień (jeśli są wymagane), doświadczenia i wykształcenia (jeśli jest wymagane) niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – zgodnie z wzorem wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia stanowiącym Załącznik nr 6 do Zapytania.
   1. 1. 7. Jeżeli Wykonawca nie złożył oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w niniejszym rozdziale lub są one niekompletne lub zawierają błędy, Zamawiający wezwie Wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że:

1. oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub
2. zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania,

przy czym co do zasady wezwanie, o którym mowa powyżej kierowane jest do Wykonawcy, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów w kryteriach oceny ofert.

1. 1. 1. 8. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów, aktualnych na dzień ich złożenia.

 

7. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI
   1. 1. 1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim.
         2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.
         3. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami (m. in. oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp.) odbywa się w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej informatyk@gminakiwity.pl W tytule maila należy wpisać znak postępowania tj. OR.III.271.3.2026.
         4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania.
         5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania.
         6. Zamawiający nie przewiduje zebrania Wykonawców.
         7. Zamawiający nie udziela telefonicznie informacji dotyczących treści Zapytania.

 

8. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
   1. 1. 1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert.
         2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

 

 

9. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT
   1. 1. 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę sporządzoną według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania – Formularz ofertowy.
         2. Oferta musi być czytelna i sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
         3. Treść oferty musi być zgodna z treścią Zapytania oraz załączników stanowiących jego integralną część.
         4. Zamawiający odrzuci ofertę, jeśli jej treść nie będzie zgodna z treścią Zapytania oraz załączników stanowiących jego integralną część.
         5. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w Formularzu ofertowym wszystkie informacje wymagane przez Zamawiającego, które zostały określone we wzorze stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania. Treść Formularza ofertowego nie podlega uzupełnieniu przez Zamawiającego. Brak informacji wymaganych przez Zamawiającego w Formularzu ofertowym spowoduje odrzucenie oferty.
         6. Oferta oraz inne dokumenty i/lub oświadczenia muszą być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
         7. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Wykonawcę lub Wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo w postaci elektronicznej musi zostać dołączone do oferty. Pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. W przypadku, gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.
         8. Treść oferty musi być zgodna z treścią Zapytania.
         9. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, chyba że w Zapytaniu lub załącznikach przewidziano inaczej.
         10. Ofertę, oświadczenia oraz dokumenty w ramach przedmiotowego postępowania Wykonawca przekazuje elektronicznie na adres e-mail: sekretariat@gminakiwity.pl w następujący sposób:
             1. 1. 1. dokument sporządzony elektronicznie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub
                   2. skan dokumentu  sporządzonego jako dokument w postaci papierowej i opatrzony własnoręcznym podpisem poświadczony za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez tą samą osobę, która podpisała dokument w postaci papierowej.
         11. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców, jeżeli są znani w momencie składania oferty.
         12. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę, w ofercie nazw podmiotów na zasoby których powołuje się Wykonawca, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem zakresu zasobu, który podmiot udostępnia Wykonawcy.
         13. Zamawiający nie ujawnia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawca powinien wskazać w sposób niebudzący wątpliwości, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa oraz powinien zastrzec, wraz z przekazaniem tych informacji, że nie mogą one być udostępniane. Wykonawca powinien jednocześnie wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 2022 poz. 1233). Wykonawca powinien zatem wykazać, iż zastrzeżone informacje, jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne i są to informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, oraz że uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

1. 1. 1. 14. Na potrzeby oceny ofert oferta musi zawierać:
   1. Formularz ofertowy sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania;
   2. aktualne na dzień składania ofert dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VI niniejszego Zapytania według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3, do Zapytania;
   3. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia – jeżeli dotyczy;
   4. dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty względnie do podpisania innych dokumentów składanych wraz z ofertą, chyba że Zamawiający może je uzyskać w szczególności za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a Wykonawca wskazał to wraz ze złożeniem oferty.
      1. 15. Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy stanowiących Załączniki do Zapytania, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy oraz treści Zapytania i SOPZ.
         16. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca składający ofertę.
         17. Wykonawca może złożyć ofertę do upływu terminu składania ofert.
         18. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać ofertę przed upływem terminu składania ofert.
         19. Powiadomienie o wprowadzeniu zmiany musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowana z dopiskiem „ZAMIANA”.
         20. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
         21. Jeżeli oświadczenia i dokumenty, o których mowa w Rozdziale VI niniejszego Zapytania są sporządzone w języku obcym Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia ich tłumaczenia na język polski.
         22. Oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia winna być podpisana przez ustanowionego Pełnomocnika określonego w załączonym do oferty pełnomocnictwie.
         23. Oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w Formularzu ofertowym w miejscu „Wykonawca” powinna zawierać dane wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

 

10. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
    1. 1. 1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej drogą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@gminakiwity.pl nie później niż do dnia 17.02.2026 do godziny 14:00
          2. W przypadku złożenia oferty po upływie w/w terminu Zamawiający odrzuci ofertę
          3. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 17.02.2026 o godz. 14:10
          4. Otwarcie ofert odbywa się bez udziału Wykonawców.

 

11. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY
    1. 1. 1. Łączna cena oferty brutto musi zawierać wszystkie elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Cena oferty zostanie przedstawiona przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania.
          2. Podstawę wyliczenia ceny oferty stanowi SOPZ będący Załącznikiem nr 1 do Zapytania.
          3. Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie, w zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku.
          4. Wszystkie obliczenia winny być dokonywane zgodnie z zasadami arytmetyki.
          5. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą regulowane w złotych polskich.
          6. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z przepisów obowiązujących na dzień składania ofert.
          7. Jeżeli złożono ofertę, której cena zawiera towary, których nabycie prowadzi do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług (VAT) to Wykonawca wraz z ofertą składa o tym informację, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami.
          8. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie i oczywiste omyłki rachunkowe w treści oferty z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Oczywiste omyłki rachunkowe Zamawiający poprawi stosując zasady arytmetyki przyjmując za punkt wyjścia do poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych cenę jednostkową netto wpisaną liczbowo w Formularzu ofertowym dla poszczególnych pozycji, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
          9. Zamawiający nie przewiduje prowadzenia rozliczeń w walutach obcych.

 

12. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY

 

1. 1. 1. 1. Ocena ofert będzie dokonywana według skali punktowej, przy założeniu, że maksymalna punktacja wynosi 100 punktów. Punktacja przyznana ofercie Wykonawcy będzie sumą punktacji uzyskanej w każdym z niżej wymienionych kryteriów.
         2. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
         3. Komisja dokona oceny ofert na podstawie poniższych kryteriów:
1. Kryterium „Cena” – 100%

 

Punkty w kryterium „Cena” (C) zostaną obliczone na podstawie poniższego wzoru:

 

Cena oferty najtańszej

Liczba punktów =  ------------------------------------------------------------ x 100

                                          Cena oferty badanej

 

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami arytmetyki.

 

 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największa liczbę punktów.

 

13. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PRZY WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

 

1. 1. 1. 1. Zamawiający poinformuje niezwłocznie wszystkich Wykonawców, którzy złożyli ofertę o wyborze oferty najkorzystniejszej.
         2. Umowa zostanie zawarta na podstawie oferty złożonej przez Wykonawcę na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 7 do Zapytania.
         3. Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza o sposobie i terminie zawarcia umowy – wzór umowy stanowi Załącznik nr 7 do Zapytania.
         4. Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza zobowiązany jest dopełnić następujących formalności:
1. przedłożyć Zamawiającemu kopie certyfikatów, o których mowa w Rozdział V pkt. 1 niniejszego Zapytania ofertowego, posiadanych przez osobę/osoby, która/które będzie/będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia;
2. przedłożyć Zamawiającemu pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeśli w imieniu Wykonawcy umowę będzie podpisywała osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów do reprezentowania, o ile umocowanie do podpisania umowy nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty;
3. przedłożyć Zamawiającemu umowę regulującą współpracę Wykonawców w przypadku, gdy jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
4. przedłożyć Zamawiającemu pełnomocnictwo osoby umocowanej do reprezentowania Wykonawcy w przypadku, gdy jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
5. przedłożyć Zamawiającemu informacje o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom ze wskazaniem nazw tych podwykonawców, jeżeli nie zostali ujawnieni przez Wykonawcę na etapie postępowania;
6. przedłożyć Zamawiającemu wszelkie dane kontaktowe oraz wymagane informacje zgodnie z wzorem umowy.
   1. 1. 5. Niedopełnienie obowiązków wskazanych powyżej w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, może zostać uznane przez Zamawiającego za równoznaczne z odmową lub uchylaniem się Wykonawcy od podpisania umowy.

 

14. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

 

1. 1. 1. 1. Istotne dla Stron postanowienia umowy zostały zawarte we wzorze umowy stanowiącym w Załącznik nr 7 do Zapytania.
         2. Wykonawca akceptuje treść projektu umowy oświadczeniem zawartym w treści Formularza ofertowego.

 

15. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY

 

Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli:

1. jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego;
2. została złożona przez Wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym;
3. została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych niniejszym Zapytaniu ofertowym;
4. została złożona po wyznaczonym terminie na składanie ofert;
5. Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę;
6. oferta jest niekompletna, z tym zastrzeżeniem że Zamawiający jednokrotnie wezwał do jej uzupełnienia w wyznaczonym terminie;
7. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

 

16. PRZESŁANKI UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA

 

Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeśli:

1. nie złożono żadnej oferty;
2. wszelkie złożone oferty podlegały odrzuceniu;
3. cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty;
4. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
5. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

 

17. INFORMACJE KOŃCOWE

 

1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w oparciu o postanowienia Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 dla postępowań oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 2024 poz. 1061).
2. Zgodnie z art. 70¹ § 3 ustawy Kodeks cywilny Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania warunków niniejszego Zapytania ofertowego do upływu terminu składania ofert.
3. Zamawiający zgodnie z art. 70³ § 2 ustawy Kodeks cywilny zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić uczestników postępowania o jego wyniku albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru.

 

18. KLAUZULA INFORMACYJNA W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „Rozporządzenie”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Kiwity   
2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod.r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem prowadzonym z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2023 r. poz. 1605).
4. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym przepisów archiwalnych.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. Rozporządzenia w związku z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1270 z późn. zm.), a także art. 6 ust. 1 lit. b) ww. Rozporządzenia w związku z tym, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której strona jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy.
6. Dane osobowe będą ujawniane osobom działającym z upoważnienia administratora, mającym dostęp do danych osobowych i przetwarzającym je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo UE lub prawo państwa członkowskiego. Pani/Pana dane mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych - dostawcy usług hosting poczty mailowej, dostawcy usług informatycznych w zakresie programów ewidencyjnych. podmiotom świadczącym usługi archiwistyczne oraz brakowania dokumentacji i nośników danych.
7. Odbiorcami danych są również dostawcy usług pocztowych w przypadku korespondencji przesyłanej drogą pocztową, a także inni odbiorcy wyłącznie na podstawie przepisów prawa.  Odbiorcami Pani/Pana danych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania, w tym podmiot, który współfinansuje zamówienie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy 2021-2027, Priorytet II Zaawansowane usługi cyfrowe, Działanie 2.2. Wzmocnienie krajowego systemu cyberbezpieczeństwa tj.  Minister Funduszy i Polityki Regionalnej - jako Instytucja Zarządzająca FERC 2021-2027 oraz zarządzająca Centralnym Systemie Teleinformatycznym wspierającym realizację FERC 2021-2027, a także Centrum Projektów Polska Cyfrowa jako Instytucja Pośrednicząca FERC 2021-2027.
8. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych związanym z udziałem w postępowaniu; konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości udziału w postępowaniu.
9. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:
   1.  dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania;
   2. w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów Rozporządzenia służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
10. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:
    1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) Rozporządzenia prawo do usunięcia danych osobowych;
    2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia;
    3. na podstawie art. 21 Rozporządzenia prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia.
11. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
12. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy.
13. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania.
14. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku, gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji postępowania tworzonej przez Administratora, Administrator nie udostępnia tych danych zawartych w dokumentacji postępowania tworzonej przez Administratora, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia.
15. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
16. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może naruszać integralności dokumentacji postępowania tworzonej przez Administratora.
17. Ponadto informujemy, że w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych nie podlega Pan/Pani decyzjom, które się opierają wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o czym stanowi art. 22 Rozporządzenia.

 

19. ZAŁĄCZNIKI STANOWIĄCE INTEGRALNĄ CZĘŚĆ ZAPYTANIA

 

1. Załącznik nr 1 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)
2. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy
3. Załącznik nr 3 – Wzór oświadczenia o braku podstaw wykluczenia i spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
4. Załącznik nr 4 – Wzór zobowiązania
5. Załącznik nr 5 – Wykaz usług
6. Załącznik nr 6 – Wykaz osób
7. Załącznik nr 7 – Wzór umowy